１問題社員の類型とは？主要なタイプ別の特徴
(1）問題社員に決まった定義はありませんが、問題社員とは、上司の指示に従わない、無断欠勤を繰り返すなどにより、会社に悪影響を与える社員などをいいます。問題社員といっても、その中身は様々です。
問題社員への対応を放置してしまうと、業務上のミスにつながり、取引先からの信用を失ったり、他の社員に過大な負担が生じて有能な人材が退職してしまうなど、会社にとって重大な損害を引き起こすことになるため、速やかな対応が必要です。
問題社員に対して誤った対応を取ると訴訟が提起され、会社が紛争に巻き込まれるリスクがあるため、慎重に対応する必要があります。
問題社員は、主に次のような類型に分けられます。
①能力不足（ローパフォーマー）社員
②不正行為を行う社員
③精神的な問題を抱える社員
④モンスター社員
(2）問題社員に対しては、その都度、注意指導や懲戒処分を繰り返し行い、それでも改善が見られない場合には、退職勧奨を行い、退職しない場合は解雇処分を検討することが一般的です。
もっとも、初めから解雇を目的とした証拠つくりに終始するのではなく、可能な限り、従業員と真摯に向き合い、その就労状況の改善に努める必要があります。
２【類型１】能力不足（ローパフォーマー）社員への対応方法
(1)ローパフォーマー社員とは
ローパフォーマー社員とは、業務上のパフォーマンスが期待値を満たさない、すなわち業績や成果が一定の水準に達しない従業員のことを指します。
(2)ローパフォーマー社員の特徴など
ローパフォーマー社員の存在は、他の社員のモチベーションに影響を及ぼす可能性もあります。
他の社員が彼らの仕事を補完しなければならない場合や、公平性を欠くと感じる場合、組織全体のモラルが低下する可能性があります。
ローパフォーマー社員自身もまた、仕事の成果が上がらないことが原因で、職場で孤立する可能性があります。これは、その社員のモチベーションや自信をさらに低下させ、パフォーマンスの改善を困難にする可能性があります。
(3)ローパフォーマー社員への対応に関するリスク
ローパフォーマー社員など仕事ができない社員への対応を誤ると、企業を窮地に追い込むことがあります。
例えば、指導の過程でパワハラなどの問題を引き起こすと、従業員から精神疾患の発症などを主張され、労災認定されると安全配慮義務違反の責任を問われることになりかねません。解雇の手順を誤ると解雇無効の訴訟を提起されるリスクもあります。優秀で勤勉な社員の退職を招くことにもなります。
そのため、企業側としても適切な対策を練り、取り組むことが求められます。
(4)ローパフォーマー社員への対応方法
まず、ローパフォーマー社員が必要としているスキルや知識を特定し、それを身につけるための機会を提供します。同時に、フィードバックとコーチングも重要です。人事考課制度を有効に活用するなどして、具体的な改善点と目標を設定し、その達成を支援します。
しかしながら、全ての社員がトレーニングによって改善するわけではありません。その場合、他のポジションへの異動を検討することも一つの手段です。その社員がより適性を発揮できる、または新しいスキルを習得できるような職務を探すことです。また、改善がなされない場合は、人事考課により、昇給や賞与の程度で相応の判定をする措置をとることになります。
社員の能力・効率の劣悪さの程度が著しく、就業規則上の懲戒事由に該当する場合は、懲戒権の行使の対象になりえます。また、社員としての適正を欠くほどに劣悪な場合は、普通解雇事由に該当することもあり得ます。もっとも、裁判例では、このような場合の解雇が認められるのは限定的ですので、慎重な対応が必要になります。
ローパフォーマー社員に関する詳しい記事はこちら
３【類型２】不正行為を行う社員への対応方法
不正行為の例として横領をする従業員について対応方法を検討します。
(1)従業員の横領行為について
従業員の横領行為とは、従業員が自己の利益のために、会社の資産を不正に取得する行為を指します。具体的には会社の資金を不正に着服したり、備品を私的に利用したりすることが該当します。
横領は刑法上の犯罪であり、罰則の対象となります。（刑法第２５３条：業務上横領罪、１０年以下の懲役）。会社が被る損害は金銭的なものだけでなく、組織の信用失墜や社員間の信頼関係の破綻といった、計り知れない影響を及ぼす可能性があります。
(2)会社が従業員の横領行為を放置するリスク
ア 金銭的な損失
横領行為により、会社は直接的な金銭的な損失を被ります。
社員間の信頼関係の破綻：横領行為が発覚した場合、社員間の信頼関係が破綻し、職場の雰囲気が悪化する可能性があります。
イ 企業イメージの低下
横領が外部に露見した場合、企業の信頼性やイメージが大きく低下します。
これらのリスクは、企業の存続に大きな影響を及ぼす可能性があります。従って、横領行為は早期に発見し、適切に対処することが求められます。
(3)従業員の横領行為への対処方法について
会社の財産を横領した従業員に対して、以下のような対処方法が考えられます。
ア 内部調査
疑惑が持たれた段階で、内部調査を行った上で事実関係を確認します。その際、詳細な記録を残すことで、その後に証拠として活用することが可能です。
イ 従業員への懲戒処分
横領が確認された場合、解雇などの厳重な処分を下すことが考えられます。ただし、解雇は厳格に審査されるため、解雇の適正を裏付ける十分な証拠が必要です。
ウ 刑事告訴
横領は犯罪行為であるため、捜査機関に告訴し、刑事責任を問うことも可能です。まずは示談の話し合いをすることが一般的ですが、従業員側が示談に応じない場合は、裁判所に訴訟提起する手段もあり得ます。
従業員の横領は企業にとって深刻な問題です。早期発見と適切な対応が求められますが、法的な視点からも適切に対応することが重要です。
４【類型３】精神的な問題を抱える社員への対応方法
精神的な問題を抱える社員への対応は、企業にとって非常に重要であり、適切に行わなければ職場環境や業務に深刻な影響を与えることになります。精神的な問題を抱える社員への具体的な対応方法を検討します。
(1)精神的な問題についての理解と認識が必要です。
まず、精神的な問題についての理解を深めることが重要です。
精神的な健康は身体的な健康と同様に重要であり、以下のような問題が存在します。
アストレス障害:仕事のプレッシャーや人間関係によって引き起こされるストレスが原因となることが多いです。
イうつ病:疲労感や無気力感が強く、仕事や日常生活に影響を与える場合があります。
ウ不安障害:常に不安を感じたり、過度の緊張感に悩まされることがあります。
社員が精神的な問題を抱えていることを理解し、無理解からくる偏見や誤解を排除することが重要です。
(2)早期の兆候に注意
精神的な問題の早期発見は、社員の回復に大きく寄与します。
以下の兆候に注意を払うことが大切です。
ア 業務のパフォーマンス低下
突然のパフォーマンスの低下や、納期を守らなくなることが見られた場合、注意が必要です。
イ コミュニケーションの変化
無口になったり、他の社員との関わりを避けるようになった場合、心理的な問題を抱えている可能性があります。
ウ 身体的な症状
頭痛や疲労感、胃腸の不調など、身体的な問題が表れることもあります。
(3)定期的な面談の実施
社員との定期的な面談を通じて、彼らの状況を把握することが重要です。
ア オープンな環境を作る
面談時には、安心して話せる環境を整えます。非公式な雰囲気を作ることで、社員が心を開きやすくなります。
イ 感情やストレスについての質問
具体的な質問を通じて、ストレスの要因や感情の状態を確認します。例えば、「最近、どんなことにストレスを感じていますか？」と尋ねます。
(4)サポート体制の構築
精神的な問題を抱える社員を支えるための体制を整えることが重要です。
ア カウンセリングサービスの提供
社外の専門家によるカウンセリングサービスを提供し、社員が気軽に相談できる環境を整えます。社内にメンタルヘルスの専門家を配置することも考えられます。
イ メンタルヘルスの研修
全社員を対象に、メンタルヘルスに関する研修を実施し、精神的な問題の理解を深めることが重要です。
(5)フレキシブルな働き方の導入
精神的な問題を抱える社員に対しては、フレキシブルな働き方を提供することが効果的です。
ア フレックスタイム制度
自分のペースで働ける時間を選ぶことができる制度を導入することで、ストレスを軽減します。
イ リモートワーク
必要に応じて、在宅勤務を認めることで、社員が自分の状況に合わせて働ける環境を整えます。
(6)職場環境の改善
職場環境が精神的な健康に与える影響は大きいため、改善を図ることが必要です。
ア 人間関係の見直し
職場内の人間関係が良好であることを確認し、トラブルが発生しないよう努めます。定期的なチームビルディングやコミュニケーションの促進が有効です。
イ 業務負担の調整
業務量が過度にならないよう、適切に調整することが求められます。業務の優先順位を明確にし、負担を軽減することが大切です。
(7)法的リスクの理解
精神的な問題を抱える社員に対する対応には法的なリスクが伴うため、以下の点に留意することが重要です。
ア 労働基準法の遵守
精神的な健康に関する法律を遵守し、不当な扱いをしないことが重要です。
イ プライバシーの尊重
社員のメンタルヘルスに関する情報は非常に敏感であるため、プライバシーを尊重し、適切に管理する必要があります。
(8)休職制度の活用
精神的な問題が深刻な場合、休職制度を利用することも一つの選択肢です。
ア休職の意義:休職を通じて、社員が回復の時間を持つことができるようサポートします。休職後は、復職プログラムを設け、社員がスムーズに職場に戻れるようにします。
(9)フォローアップ
休職やサポート後は、フォローアップが重要です。
ア 復職後の支援
復職した社員に対して、定期的な面談を行い、精神的な健康状態を確認します。必要に応じて、再度のカウンセリングを提案します。
イ 職場の調整
復職後も、業務負担や職場環境の調整を行い、社員が快適に働けるよう配慮します。
(10)精神的な問題を抱える社員への対応は、早期発見と適切なサポートが重要です
社員とのコミュニケーションを大切にし、サポート体制を整えることで、彼らの回復を助けることができます。また、職場環境や業務負担の改善を図ることも重要です。法的リスクやプライバシーへの配慮を忘れず、全社員が健康的に働ける環境を作ることが、企業全体の成長につながります。
５【類型４】モンスター社員への対応方法
モンスター社員とは、職場での問題行動やトラブルを引き起こす社員のことを指します。
その対応は企業にとって非常に重要です。適切に対処しないと、チーム全体の士気や業務効率が低下するだけでなく、法的な問題にも発展します。以下に、モンスター社員への具体的な対応方法を検討します。
(1)問題行動の把握
まずは、モンスター社員の具体的な問題行動を明確にすることが重要です。
行動の種類には、以下のようなものがあります。
ア パワハラやセクハラ
他の社員に対して威圧的な態度を取ったり、不適切な言動をすること。
イ 業務妨害
他の社員の業務を妨げる行為や、協力を拒む態度。
業務指示を無視する社員の詳しい記事はこちら
ウ 無断欠勤や遅刻
職務に対する責任感が欠如している行動。
無断欠勤や遅刻する社員への対応についての詳しい記事はこちら
これらの行動が観察された場合、具体的に記録を残すことが重要です。日時、場所、状況、発言内容などを詳細に記録し、後の対応に役立てます。
(2)早期の対処
問題行動が初めて発生した際には、できるだけ早期に対処することが望ましいです。
問題を放置すると、悪化しやすくなります。
ア 非公式なアプローチ
初期の段階では、上司や人事部門が非公式に話し合いを持つことが有効です。問題行動の影響を伝え、改善を促すことが目的です。この際、あくまで「助ける」というスタンスを忘れずに、相手を責めるのではなく、状況を理解する姿勢が重要です。
(3)公式な警告
非公式なアプローチで改善が見られない場合、公式な警告を行う必要があります。警告は、正式な文書で行うことが推奨されます。
ア 内容の明示
警告文には、具体的な問題行動、影響、改善が求められる理由、改善のための具体的な指示を明記します。
イ 期限の設定
改善を求める期限を設定し、その期間中に行動が改善されない場合の対応についても説明します。
(4)改善のモニタリング
警告後は、改善の進捗を定期的にモニタリングします。進捗を確認することで、モンスター社員の行動が改善されるかどうかを判断できます。
ア フィードバックの提供
定期的に面談を行い、改善の進捗や新たな問題についてフィードバックを提供します。この際も、ポジティブな言葉をかけ、改善に向けた意欲を引き出すことが重要です。
(5)処分の検討
改善が見られない場合、最終的な措置として解雇を含めた処分を考慮する必要があります。
ア 法的な準備
解雇を行う際は、労働基準法やその他の関連法規を遵守する必要があります。特に、解雇理由が合理的であること、手続きが正当であることを確認します。
イ 最終面談
解雇を決定する前に、最終面談を行い、社員に対して解雇の理由を説明します。この際、書面での通知を行い、証拠として残すことが重要です。
(6)社内環境の改善
モンスター社員に対処するだけでなく、社内環境を改善することも重要です。以下のポイントを考慮します。
ア コミュニケーションの促進
定期的なチームミーティングやワークショップを開催し、社員間のコミュニケーションを促進します。オープンな環境を作ることで、問題が早期に発見されやすくなります。
イ 教育・研修の実施
パワハラやセクハラに関する教育を行うことで、社員の意識を高め、問題行動を未然に防ぐことができます。
ウ メンタルヘルスのサポート
ストレスやメンタルヘルスの問題が原因で問題行動を引き起こす場合もあります。カウンセリングやサポートプログラムを提供することで、社員の健康を守ることができます。
(7)法的リスクの認識
モンスター社員への対応には法的リスクが伴います。
以下の点に留意することが重要です。
ア 記録の重要性
問題行動や対応の記録を詳細に残すことで、後々のトラブルを防ぐことができます。
イ 専門家の相談
労働問題に詳しい弁護士などの専門家に相談し、リスクを評価してもらうことも重要です。
(8)まとめ
モンスター社員への対応は、組織の健康に直結する重要な問題です。
問題行動の早期把握から始まり、公式な警告、改善のモニタリング、最終的な措置まで、体系的に対応することが求められます。
また、社内環境の改善や法的リスクの認識も重要な要素です。これらを総合的に考慮し、持続的な職場環境の向上に努めることが、企業の健全な成長につながります。
６問題社員への退職勧奨と解雇の法的リスク
(1）問題社員への退職勧奨や解雇には、法的リスクが伴うため、慎重な対応が求められます。以下に、具体的なリスクや対策を詳しく説明します。
(2）退職勧奨の法的リスク
退職勧奨は、社員に自主的な退職を促す方法ですが、注意が必要です。
主なリスクには次のようなものがあります。
ア圧力とみなされるリスク:退職勧奨が社員にとって圧力と感じられる場合、社員は「退職を強要された」と主張することがあります。これは、解雇とみなされる可能性があり、不当解雇とされると、企業は法的な責任を負うことになります。
イ労働条件の悪化:勧奨の過程で、業務量や職務内容を不当に変えることで労働条件が悪化した場合、社員は労働基準監督署に訴えることができます。この場合、企業は違法な労働条件を強いていると判断されるリスクがあります。
(3）解雇の法的リスク
解雇は退職勧奨よりも強度な手続きであり、さまざまな法的リスクが存在します。
ア不当解雇の主張:解雇理由が不十分であったり、合理性が欠けていたりすると、社員は不当解雇として訴える可能性があります。労働基準法では、「解雇権の濫用」が禁止されており、正当な理由がなければ解雇は無効とされることがあります。
イ解雇手続きの不備:解雇を行う際には、事前に十分な注意を払い、警告を行う必要があります。警告をせずに即時解雇を行うと、無効とされることがあります。特に、社員に改善の機会を与えなかった場合、解雇の正当性が問われることになります。
ウ特定の保護対象:妊娠中の女性や労働組合活動を行っている社員など、特定の状況にある労働者に対しては、法律が保護しているため、解雇を行うと法的に問題となります。
(4）具体的な対策
法的リスクを軽減するためには、以下の手続きを徹底することが重要です。
文書化:問題行動や業務成績に関する詳細な記録を残し、改善の機会を与えたことを証明できるようにします。これにより、後のトラブルを防ぐことができます。
警告:解雇に至る前に正式な警告を行い、改善の機会を与えます。警告の際には、具体的な問題点や改善点を明示し、期日を設定することが効果的です。
専門家への相談:労働問題に詳しい弁護士や専門家に相談し、具体的なリスクを評価してもらうことも重要です。法的な観点からのアドバイスを受けることで、適切な対応が可能になります。
問題社員への対応は法的リスクが高いため、慎重に進めることが求められます。退職勧奨や解雇を行う際には、手続きや文書化を徹底し、必要に応じて専門家の意見を取り入れることで、リスクを最小限に抑えることができます。
７採用時に問題社員を見極めるためのポイント
雇用契約を締結した後は、会社に一方的な都合で解雇をすることはできません。そのため、問題社員になる人物を採用しないことも重要です。
多くの会社では、スキル・経験に重きを置きがちですが、実際には、職場内でのコミュニケーションや社風とマッチするかどうかが重要になってきます。
問題社員を採用時に見極めるためには、以下の方法が有効です：
(1）行動面接
採用面接の段階で、過去の具体的な行動や経験について質問し、問題解決能力やチームワークを評価します。例えば、「以前の職場で困難な状況をどのように乗り越えましたか？」といった質問が効果的です。
質問例:「チームのメンバーと意見が対立した場合、どのように対処しましたか？」
「過去に受けたフィードバックで最も印象に残ったものは何ですか？その後どう改善しましたか？」
ポイント:応募者が具体的なエピソードを通じてどのように問題を解決したかを詳しく聞き、実際の行動を重視して、評価していきます。
(2）リファレンスチェック:前職の上司や同僚からの意見を聞くことで、候補者の実際の働き方や人間関係を把握できます。
プロセス:応募者が提供する連絡先に対して、具体的な質問を行います。
質問例:「彼/彼女はチームでの協力についてどう思いますか？」「ストレスの多い状況での対応はどうでしたか？」
ポイント:直接的な体験談から、実際の勤務態度や人間関係を把握することが可能になります。
(3）価値観の確認:企業の文化や価値観と候補者の価値観が合致しているかを確認するための質問を行います。これにより、チームとのフィット感を測れます。
質問例:「どのような職場環境が一番働きやすいと感じますか？」
「あなたが最も大切にしている仕事の価値観は何ですか？」
ポイント:企業文化と応募者の価値観が合うかどうかを判断するために、開かれた質問を行います。
(4）適性検査:性格やスキルを測る適性検査を実施することで、職場での行動パターンやストレスへの対処法を見極められます。
実施方法:性格診断やスキルテストを行うことができます。たとえば、MBTIやDISCなどの診断ツールを利用します。
ポイント:結果をもとに、候補者の適性やストレス耐性、チーム内での役割を評価します。
(5）シミュレーション:実際の業務に近いシナリオを用いて、候補者の反応や問題解決能力を観察します。
実施例:実際の業務に即したシナリオを用意し、候補者に対処させます。たとえば、クレーム処理やチーム会議のファシリテーションなど。
ポイント:実際の行動を観察し、スキルや対応力を評価します。
(6）コミュニケーションスキル:面接中のコミュニケーションの取り方や相手への配慮を観察し、人間関係の構築が得意かどうかを評価します。
観察ポイント:面接時の言葉遣いやボディランゲージ、他の人への配慮の仕方を注意深く観察します。
具体的な行動:候補者に質問をする際、他の面接官やスタッフへの敬意を表しているかどうかを確認します。
これらの方法を組み合わせることで、問題社員を見極める確率を高めることができます。
８問題社員対応を弁護士に相談すべき理由
(1）問題社員への対応を進める際には、多くの法的問題に直面することになりますので、できるだけ早期に弁護士に相談することをお勧めします。
例えば、懲戒処分の判断を誤ると、懲戒権の濫用、解雇無効などを理由として訴訟に発展する可能性があります。
退職勧奨を行う場合でも、適正なプロセスを踏んで進めていくことが不可欠です。
訴訟提起された場合を想定して、予め証拠を収集することが可能であり、そのように準備をすることによって、結果的に訴訟を回避することも可能になります。
(2）従業員が問題社員とならないように、会社の制度や規則を整備することが必要です。従業員の業務に応じた評価基準を明確にして、賞与や昇給額に反映させることが必要です。
当事務所では、問題社員の具体的な対応について、会社にあわせた最適な方法を提案させていただきます。
Last Updated on 12月 6, 2024 by kigyo-kumatalaw
この記事の執筆者：熊田佳弘 私たちを取り巻く環境は日々変化を続けており、様々な法的リスクがあります。トラブルの主な原因となる人と人の関係は多種多様で、どれ一つ同じものはなく、同じ解決はできません。当事務所では、まず、依頼者の皆様を温かくお迎えして、客観的事実や心情をお聞きし、紛争の本質を理解するのが最適な解決につながると考えています。どんなに困難な事件でも必ず解決して明るい未来を築くことができると確信し、依頼者の皆様に最大の利益を獲得して頂くことを目標としています。企業がかかえる問題から、個人に関する問題まで、広く対応しています。早い段階で弁護士に相談することはとても重要なことだと考えています。お気軽にご相談にお越しください。 |
